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企業(yè)財(cái)務(wù)如何編制研發(fā)費(fèi)用輔助帳

發(fā)布日期:2020-05-12   瀏覽次數(shù):706
一、什么是研發(fā)費(fèi)用
(一)研發(fā)活動(dòng)過程中發(fā)生的費(fèi)用,研發(fā)活動(dòng)載體就是一個(gè)個(gè)具體的研發(fā)項(xiàng)目,因此直白的理解,就是每一個(gè)研發(fā)項(xiàng)目發(fā)生的費(fèi)用,不是研發(fā)部門發(fā)生的費(fèi)用,切切!
(二)因此歸集研發(fā)費(fèi)用,第一步就是整理出研發(fā)項(xiàng)目
1、如果公司沒有聘請科技服務(wù)機(jī)構(gòu),應(yīng)由公司研發(fā)部門整理出研發(fā)項(xiàng)目,供各部門使用;
2、如果公司聘請了科技服務(wù)機(jī)構(gòu),則可以由公司提供研發(fā)相關(guān)基礎(chǔ)資料,科技服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)模版進(jìn)行填寫,最后由擬申報(bào)企業(yè)自身確認(rèn),確定研發(fā)項(xiàng)目。

二、研發(fā)項(xiàng)目中有哪些必須要素
(一)研發(fā)目標(biāo)
1、未來如果研發(fā)成功,可以去申請知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書;
2、現(xiàn)在申報(bào)高企時(shí),可以回過頭看下,研發(fā)項(xiàng)目與知識(shí)產(chǎn)權(quán)有無關(guān)聯(lián),是否先研發(fā)后取得知識(shí)產(chǎn)權(quán)證書!
3、參與科技人員
4、預(yù)算
一般與最終實(shí)際發(fā)生額相差如果超過10%,正負(fù),有可能會(huì)被認(rèn)定為管理水平不夠;
5、起止時(shí)間
某一研發(fā)費(fèi)用歸集的起止時(shí)間,要與該研發(fā)項(xiàng)目本身的起止時(shí)間保持一致。
當(dāng)然,從管理角度需求,立項(xiàng)報(bào)告書可以提供更多更完善的內(nèi)容。
 

三、哪些部門參與研發(fā)費(fèi)用歸集過程?
(一)研發(fā)部門
提供研發(fā)項(xiàng)目、提供研發(fā)項(xiàng)目過程相關(guān)其他資料;
(二)人事部門
如果有科技人員同時(shí)從事研發(fā)與非研發(fā)活動(dòng)、或者一名科技人員同時(shí)從事多個(gè)研發(fā)項(xiàng)目,則需要提供工時(shí)分配表。
(三)倉庫
如存在研發(fā)領(lǐng)料,如實(shí)驗(yàn)室階段、小試階段、中試階段,需要提供相關(guān)領(lǐng)料單、領(lǐng)料單上不能只寫“研發(fā)部門領(lǐng)料”,而應(yīng)該注明“****研發(fā)項(xiàng)目領(lǐng)料”。
(四)財(cái)務(wù)人員成本核算
根據(jù)倉庫提供的領(lǐng)料單,結(jié)合單位存貨計(jì)價(jià)方式,得出研發(fā)領(lǐng)料的金額。
(五)總帳財(cái)務(wù)人員
根據(jù)以上部門相關(guān)資料整理成研發(fā)費(fèi)用輔助帳
研發(fā)費(fèi)用歸集是整個(gè)公司行為,不能是財(cái)務(wù)一個(gè)部門在戰(zhàn)斗,研發(fā)費(fèi)用核算體系是研發(fā)部門、人事部門、倉儲(chǔ)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門共同建立的,由于是跨部門合作,因此必須公司高層重視。 
只有財(cái)務(wù)部門一個(gè)部門歸集出來的研發(fā)費(fèi)用極有可能不能公允反映公司實(shí)際研發(fā)費(fèi)用情況。
 

四、研發(fā)費(fèi)用中人員人工費(fèi)用如何歸集
(一)人員人工費(fèi)用包括企業(yè)科技人員的工資薪金、基本養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)、基本醫(yī)療保險(xiǎn)費(fèi)、失業(yè)保險(xiǎn)費(fèi)、工傷保險(xiǎn)費(fèi)、生育保險(xiǎn)費(fèi)和住房公積金,以及外聘科技人員的勞務(wù)費(fèi)用。
(二)對于本公司科技人員,根據(jù)研發(fā)項(xiàng)目找出科技人員名單,然后去找工資表及其他原始單據(jù);
(三)對于外聘科技人員,必須提供發(fā)票、聘用合同,合同應(yīng)該注明研發(fā)項(xiàng)目等內(nèi)容;
(四)如果某一人員既有研發(fā)職能,又有其他職能,應(yīng)該合理劃分;
(五)如果某一人員同時(shí)研發(fā)不同項(xiàng)目,應(yīng)該合理劃分;
(六)如果某一研發(fā)人員,在一段時(shí)間內(nèi)未參與研發(fā)項(xiàng)目,不應(yīng)將其費(fèi)用記入研發(fā)費(fèi)用,應(yīng)計(jì)入其他期間費(fèi)用。
人員人工費(fèi)用是比較容易分配的,注意,要據(jù)實(shí),不能平均或者按某一比例來分配,實(shí)務(wù)中一般以工時(shí)分配表來分配。
 

五、關(guān)于直接投入費(fèi)用的歸集

(一)直接投入費(fèi)用是指企業(yè)為實(shí)施研究開發(fā)活動(dòng)而實(shí)際發(fā)生的相關(guān)支出。
(二)如果存在研發(fā)領(lǐng)料,領(lǐng)料單上一定要注明研發(fā)項(xiàng)目,不能僅寫研發(fā)部門領(lǐng)料;
(三)對于各項(xiàng)目共同耗用的公共費(fèi)用,按合理標(biāo)準(zhǔn)分開;
(四)充分注意合理性及相關(guān)性;如領(lǐng)料時(shí)點(diǎn)一般應(yīng)發(fā)生在實(shí)驗(yàn)室小試中試階段,到量產(chǎn)一般不應(yīng)該再發(fā)生。
 

六、關(guān)于折舊費(fèi)用與長期待攤費(fèi)用的歸集
(一)折舊費(fèi)用是指用于研究開發(fā)活動(dòng)的儀器、設(shè)備和在用建筑物的折舊費(fèi)。
(二)長期待攤費(fèi)用是指研發(fā)設(shè)施的改建、改裝、裝修和修理過程中發(fā)生的長期待攤費(fèi)用。
(三)建立研發(fā)項(xiàng)目與研發(fā)設(shè)備的對照表,合理確定生產(chǎn)費(fèi)用與研發(fā)費(fèi)用、不同研發(fā)項(xiàng)目之間的比例;
(四)注意合理性及相關(guān)性;
(五)在不同項(xiàng)目之間分配時(shí)按實(shí)際使用工時(shí)進(jìn)行;
(六)實(shí)務(wù)中容易遺漏:
1、在用建筑物或者裝修費(fèi);
2、對于研發(fā)和生產(chǎn)共用的設(shè)備,使用時(shí)間不合理,一般來說,研究階段不會(huì)用生產(chǎn)設(shè)備;
3、如果建筑物是租來的,其租金應(yīng)記入直接投入。
 

七、無形資產(chǎn)攤銷費(fèi)用
(一)無形資產(chǎn)攤銷費(fèi)用
是指用于研究開發(fā)活動(dòng)的軟件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)(專有技術(shù)、許可證、設(shè)計(jì)和計(jì)算方法等)的攤銷費(fèi)用。
(二)比較簡單,首先檢查帳面是否有無形資產(chǎn),如有,其中是否有軟件、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、非專利技術(shù)(專有技術(shù)、許可證、設(shè)計(jì)和計(jì)算方法等)。
(三)公司實(shí)際研發(fā)形成的技術(shù),原來未資本化的,不能攤銷,也不能計(jì)入;
(四)一般都是外購;如果原來資本化,現(xiàn)在攤銷也算;要關(guān)注是否資本化的條件;
(五)攤銷時(shí)間:與高新口徑一致;
(六)與研發(fā)項(xiàng)目的相關(guān)性;
(七)同時(shí)用于幾個(gè)研發(fā)項(xiàng)目或同時(shí)用于生產(chǎn)的,應(yīng)該合理劃分;
(八)攤銷明細(xì)表上注明研發(fā)項(xiàng)目名稱。

八、委托外部研究開發(fā)費(fèi)用
(一)是指企業(yè)委托境內(nèi)外其他機(jī)構(gòu)或個(gè)人進(jìn)行研究開發(fā)活動(dòng)所發(fā)生的費(fèi)用(研究開發(fā)活動(dòng)成果為委托方企業(yè)擁有,且與該企業(yè)的主要經(jīng)營業(yè)務(wù)緊密相關(guān))。
委托外部研究開發(fā)費(fèi)用的實(shí)際發(fā)生額應(yīng)按照獨(dú)立交易原則確定,按照實(shí)際發(fā)生額的80%計(jì)入委托方研發(fā)費(fèi)用總額。項(xiàng)目成果為企業(yè)擁有;
(二)可以是個(gè)人,但必須有發(fā)票,合同是無論機(jī)構(gòu)和個(gè)人都要有,注明研發(fā)項(xiàng)目;
(三)與企業(yè)主要經(jīng)營業(yè)務(wù)緊密相關(guān)——比自主研發(fā)要求高;
(四)可以委托關(guān)聯(lián)方,但要求委托外部研究開發(fā)費(fèi)用的發(fā)生金額應(yīng)按照獨(dú)立交易原則確定。
(五)認(rèn)定過程中,非關(guān)聯(lián)方,按照委托外部研究開發(fā)費(fèi)用發(fā)生額80%計(jì)入研發(fā)費(fèi)用總額。
(六)企業(yè)申報(bào)時(shí),表格中填實(shí)際發(fā)生數(shù),費(fèi)用編制說明中,注明打80%的金額;
(七)同一研發(fā)項(xiàng)目,可以部分自行研發(fā),部分委外;
 

九、其他費(fèi)用
(一)其他費(fèi)用是指上述費(fèi)用之外與研究開發(fā)活動(dòng)直接相關(guān)的其他費(fèi)用:
1、包括技術(shù)圖書資料費(fèi)、資料翻譯費(fèi)、專家咨詢費(fèi)、高新科技研發(fā)保險(xiǎn)費(fèi);
2、研發(fā)成果的檢索、論證、評審、鑒定、驗(yàn)收費(fèi)用;
3、知識(shí)產(chǎn)權(quán)的申請費(fèi)、注冊費(fèi)、代理費(fèi);
4、會(huì)議費(fèi)、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)等;
(二)此項(xiàng)費(fèi)用一般不得超過研究開發(fā)總費(fèi)用的20%,另有規(guī)定的除外。
(三)企業(yè)申報(bào)時(shí),表格中填實(shí)際發(fā)生數(shù),填報(bào)說明里面,費(fèi)用編制說明中,注明高新口徑是多少金額;
(四)20%是按年度控制,不是按過去三年統(tǒng)一計(jì)算;
(五)20%沒有規(guī)定按項(xiàng)目來控制,但我們建議各項(xiàng)目也如此控制;
(六)比如除其他費(fèi)用外的研發(fā)費(fèi)用是80萬,其他費(fèi)用歸集了40萬,不應(yīng)該用120*20%=24萬;而應(yīng)該用80/(1-20%)*20%=20萬;
 
十、為什么研發(fā)費(fèi)用只能由本公司自行歸集
(一)只有企業(yè)財(cái)務(wù)人員才能足夠多的時(shí)間,了解公司實(shí)際研發(fā)情況,進(jìn)而收集上述資料;
(二)研發(fā)費(fèi)用輔助帳只有由企業(yè)財(cái)務(wù)去編制,才能做到形式上合規(guī),中介公司做,基本上就是湊數(shù)字了,證據(jù)鏈很難保證的;
(三)特別提醒
:會(huì)計(jì)師事務(wù)所不得既為企業(yè)編制研發(fā)費(fèi)用輔助賬,又出具高新技術(shù)企業(yè)認(rèn)定專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告
(四)掌握了以上規(guī)則之后,再結(jié)合本單位合作的會(huì)計(jì)師事務(wù)所提供的編制研發(fā)費(fèi)用輔助帳的PPT、和研發(fā)費(fèi)用輔助帳模版(一般為EXCEL表格),就可以進(jìn)行歸集;
(五)為了讓公司更全面地了解高企標(biāo)準(zhǔn),建議擬申報(bào)企業(yè),通讀高企申報(bào)的兩個(gè)基礎(chǔ)性文件:2016國科發(fā)火〔2016〕32號(hào)、2016國科發(fā)火〔2016〕195號(hào),只有熟悉規(guī)則,才能運(yùn)用規(guī)則中對本公司有利的地方!

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